Het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg, onderdeel brandweer
besluit:
vast te stellen de
Faciliteitenregeling Ondernemingsraad Brandweer Zuid-Limburg
1. Dagelijks Bestuur
1.1 Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit de voorzitter en de secretaris inclusief hun plaatsvervangers, deze worden gekozen uit het midden van de OR.
2. Ondersteuning
2.1 De OR heeft vaste ondersteuning in de vorm van een Ambtelijk Secretaris, deze functionaris is geen lid van de OR.
2.2 De Ambtelijk Secretaris is lid van het Dagelijks Bestuur.
3. Werkruimte
3.1 De OR krijgt de beschikking over eigen werkruimte. Deze werkruimte is ook geschikt voor kleine vergaderingen.
3.2 Deze werkruimte is voorzien van 3 volledig ingerichte werkplekken inclusief alle faciliteiten ten behoeve van de voorzitter, de secretaris en de Ambtelijk Secretaris.
4. Beschikbare uren
4.1 De voorzitter heeft 0,5 fte ter beschikking voor OR-werkzaamheden.
4.2 De secretaris heeft 0,5 fte ter beschikking voor OR-werkzaamheden.
4.3 De ambtelijk secretaris heeft 0,5 fte ter beschikking voor OR-werkzaamheden.
4.4 De overige leden van de OR hebben maximaal 8 uur per week ter beschikking, met een maximum van 40 weken per jaar. Alleen de daadwerkelijk gemaakte uren mogen gedeclareerd worden.
4.5 Indien noodzakelijk kunnen in overleg met de WOR-bestuurder extra uren toegewezen worden.
5. Vergoedingen vrijwilligers
5.1 Een vrijwilliger-OR-lid ontvangt een vergoeding op basis van de uitrukvergoeding conform de functie van bevelvoerder, met dien verstande dat voor het bijwonen van een vergadering de vergoeding – ongeacht de daadwerkelijke vergadertijd - wordt afgerond op minimaal 4 uren.
5.2 Een vrijwilliger-OR-lid ontvangt een vergoeding voor de vergaderuren buiten de kantoortijd op basis van daadwerkelijk bestede uren tegen uitrukvergoeding conform de functie van bevelvoerder (niet afgerond op minimaal 4 uren).
6. Vergoedingen beroeps
6.1 Voor beroepsmedewerkers die vallen onder de standaardregeling van de werktijdenregeling geldt dat vergaderuren buiten het dagvenster (7:00 – 22:00 uur) worden vergoed op basis van het bepaalde in artikel 3.12 CAR-UWO. Binnen het dagvenster worden OR-werkzaamheden aangemerkt als reguliere werktijd. De medewerker heeft binnen de reguliere werktijd derhalve geen recht op extra compensatie in tijd, noch in geld.
6.2 Voor beroepsmedewerkers die niet vallen onder de standaardregeling van de werktijdenregeling geldt dat vergaderuren buiten hun reguliere werktijd worden vergoed op basis van het bepaalde in artikel 3.18 CAR-UWO. Binnen reguliere werktijd/dienstrooster worden OR-werkzaamheden aangemerkt als reguliere werktijd. De medewerker heeft dan derhalve geen recht op extra compensatie in tijd, noch in geld.
7. Declaraties reiskosten en reistijd
7.1 Voor zowel beroepsmedewerkers als vrijwilligers geldt dat bij gebruik van eigen vervoer de reiskosten gedeclareerd kunnen worden conform de regeling reis- en verblijfskosten Brandweer Zuid-Limburg. Beroepsmedewerkers maken voor het declareren van reiskosten gebruik van het daartoe bestemde geautomatiseerde systeem (YOUPP).
7.2 Vrijwilligers mogen 30 minuten reistijd declareren voor zowel heen- als terugreis met dien verstande dat vrijwilligers geen extra reistijd mogen declareren als de reistijd valt binnen de bloktijd van 4 uren.
7.3 Beroepsmedewerkers die reizen buiten hun reguliere werktijd of op roostervrije dagen mogen 30 minuten reistijd declareren voor zowel de heen- als terugreis.
8. Wijze van declareren
8.1 Alle OR-leden leveren aan het einde van de maand, of aan het begin van de volgende maand, hun declaratieformulieren (zowel gemaakte uren als reiskilometers) in bij de secretaris.
8.2 De secretaris draagt zorg dat de voorzitter de declaratieformulieren ontvangt, nakijkt en bij een correct naar waarheid ingevuld formulier ondertekend.
8.3 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de verdere afhandeling bij de salarisadministratie.
8.4 OR-scholing valt buiten het maximum van 8 uren per week. Voorafgaande aan elke cursus zal bepaald worden hoeveel uren hiervoor gedeclareerd kunnen worden. Ook hier geldt weer de regel voor beroeps: alleen de uren buiten werktijd kunnen gedeclareerd worden.
8.5 De volgende werkzaamheden zijn declarabel:
- OR-vergaderingen + DB-overleggen;
- Commissievergaderingen;
- Voorbereiding stukken & vergaderingen;
- OR scholing;
- Werkzaamheden die in opdracht van de voorzitter worden uitgevoerd.
9. Vergaderfaciliteiten
9.1 Voor de OR vergaderingen kan en mag gebruik gemaakt worden van de vergaderlocaties van Brandweer Zuid-Limburg.
9.2 De vergaderingen vinden bij voorkeur plaats op de locatie Sittard, kazerne Middenweg. Dit mede vanwege de aanwezigheid van de directie (WOR-bestuurder).
10. Scholing
10.1 Conform de Wet op de Ondernemingsraden heeft de OR recht op jaarlijkse scholing.
10.2 De scholing wordt georganiseerd door het DB, waarbij de Ambtelijk Secretaris het voortouw neemt.
11. Communicatie
11.1 De OR heeft de beschikking over een eigen website.
11.2 De secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden van de website zoals het plaatsen van de verslagen op deze website.
11.3 Het technisch beheer en de hosting is onder gebracht bij een externe partij, de kosten hiervoor dienen opgenomen te worden in het budget.
11.4 Er kan en mag gebruik gemaakt worden van nieuwsbrieven, deze worden opgesteld door de OR en gedrukt en verstuurd door een externe leverancier.
12. Budget
12.1 Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks een budget vast en legt dit voor aan de WOR-bestuurder ter goedkeuring.
13. iPad
13.1 De organisatie stelt voor ieder OR-lid een iPad ter beschikking voor het uitoefenen van haar werkzaamheden, oftewel uitsluitend voor zakelijk gebruik.
13.2 Na beëindiging van de periode als OR-lid dient de medewerker de iPad bij het Dagelijks Bestuur in te leveren.
Aldus vastgesteld in de overlegvergadering van de ondernemingsraad Brandweer Zuid-Limburg d.d. XX
De WOR-bestuurder, De voorzitter OR,
G. van Klaveren H. Pappers
besluit:
vast te stellen de
Faciliteitenregeling Ondernemingsraad Brandweer Zuid-Limburg
1. Dagelijks Bestuur
1.1 Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit de voorzitter en de secretaris inclusief hun plaatsvervangers, deze worden gekozen uit het midden van de OR.
2. Ondersteuning
2.1 De OR heeft vaste ondersteuning in de vorm van een Ambtelijk Secretaris, deze functionaris is geen lid van de OR.
2.2 De Ambtelijk Secretaris is lid van het Dagelijks Bestuur.
3. Werkruimte
3.1 De OR krijgt de beschikking over eigen werkruimte. Deze werkruimte is ook geschikt voor kleine vergaderingen.
3.2 Deze werkruimte is voorzien van 3 volledig ingerichte werkplekken inclusief alle faciliteiten ten behoeve van de voorzitter, de secretaris en de Ambtelijk Secretaris.
4. Beschikbare uren
4.1 De voorzitter heeft 0,5 fte ter beschikking voor OR-werkzaamheden.
4.2 De secretaris heeft 0,5 fte ter beschikking voor OR-werkzaamheden.
4.3 De ambtelijk secretaris heeft 0,5 fte ter beschikking voor OR-werkzaamheden.
4.4 De overige leden van de OR hebben maximaal 8 uur per week ter beschikking, met een maximum van 40 weken per jaar. Alleen de daadwerkelijk gemaakte uren mogen gedeclareerd worden.
4.5 Indien noodzakelijk kunnen in overleg met de WOR-bestuurder extra uren toegewezen worden.
5. Vergoedingen vrijwilligers
5.1 Een vrijwilliger-OR-lid ontvangt een vergoeding op basis van de uitrukvergoeding conform de functie van bevelvoerder, met dien verstande dat voor het bijwonen van een vergadering de vergoeding – ongeacht de daadwerkelijke vergadertijd - wordt afgerond op minimaal 4 uren.
5.2 Een vrijwilliger-OR-lid ontvangt een vergoeding voor de vergaderuren buiten de kantoortijd op basis van daadwerkelijk bestede uren tegen uitrukvergoeding conform de functie van bevelvoerder (niet afgerond op minimaal 4 uren).
6. Vergoedingen beroeps
6.1 Voor beroepsmedewerkers die vallen onder de standaardregeling van de werktijdenregeling geldt dat vergaderuren buiten het dagvenster (7:00 – 22:00 uur) worden vergoed op basis van het bepaalde in artikel 3.12 CAR-UWO. Binnen het dagvenster worden OR-werkzaamheden aangemerkt als reguliere werktijd. De medewerker heeft binnen de reguliere werktijd derhalve geen recht op extra compensatie in tijd, noch in geld.
6.2 Voor beroepsmedewerkers die niet vallen onder de standaardregeling van de werktijdenregeling geldt dat vergaderuren buiten hun reguliere werktijd worden vergoed op basis van het bepaalde in artikel 3.18 CAR-UWO. Binnen reguliere werktijd/dienstrooster worden OR-werkzaamheden aangemerkt als reguliere werktijd. De medewerker heeft dan derhalve geen recht op extra compensatie in tijd, noch in geld.
7. Declaraties reiskosten en reistijd
7.1 Voor zowel beroepsmedewerkers als vrijwilligers geldt dat bij gebruik van eigen vervoer de reiskosten gedeclareerd kunnen worden conform de regeling reis- en verblijfskosten Brandweer Zuid-Limburg. Beroepsmedewerkers maken voor het declareren van reiskosten gebruik van het daartoe bestemde geautomatiseerde systeem (YOUPP).
7.2 Vrijwilligers mogen 30 minuten reistijd declareren voor zowel heen- als terugreis met dien verstande dat vrijwilligers geen extra reistijd mogen declareren als de reistijd valt binnen de bloktijd van 4 uren.
7.3 Beroepsmedewerkers die reizen buiten hun reguliere werktijd of op roostervrije dagen mogen 30 minuten reistijd declareren voor zowel de heen- als terugreis.
8. Wijze van declareren
8.1 Alle OR-leden leveren aan het einde van de maand, of aan het begin van de volgende maand, hun declaratieformulieren (zowel gemaakte uren als reiskilometers) in bij de secretaris.
8.2 De secretaris draagt zorg dat de voorzitter de declaratieformulieren ontvangt, nakijkt en bij een correct naar waarheid ingevuld formulier ondertekend.
8.3 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de verdere afhandeling bij de salarisadministratie.
8.4 OR-scholing valt buiten het maximum van 8 uren per week. Voorafgaande aan elke cursus zal bepaald worden hoeveel uren hiervoor gedeclareerd kunnen worden. Ook hier geldt weer de regel voor beroeps: alleen de uren buiten werktijd kunnen gedeclareerd worden.
8.5 De volgende werkzaamheden zijn declarabel:
- OR-vergaderingen + DB-overleggen;
- Commissievergaderingen;
- Voorbereiding stukken & vergaderingen;
- OR scholing;
- Werkzaamheden die in opdracht van de voorzitter worden uitgevoerd.
9. Vergaderfaciliteiten
9.1 Voor de OR vergaderingen kan en mag gebruik gemaakt worden van de vergaderlocaties van Brandweer Zuid-Limburg.
9.2 De vergaderingen vinden bij voorkeur plaats op de locatie Sittard, kazerne Middenweg. Dit mede vanwege de aanwezigheid van de directie (WOR-bestuurder).
10. Scholing
10.1 Conform de Wet op de Ondernemingsraden heeft de OR recht op jaarlijkse scholing.
10.2 De scholing wordt georganiseerd door het DB, waarbij de Ambtelijk Secretaris het voortouw neemt.
11. Communicatie
11.1 De OR heeft de beschikking over een eigen website.
11.2 De secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden van de website zoals het plaatsen van de verslagen op deze website.
11.3 Het technisch beheer en de hosting is onder gebracht bij een externe partij, de kosten hiervoor dienen opgenomen te worden in het budget.
11.4 Er kan en mag gebruik gemaakt worden van nieuwsbrieven, deze worden opgesteld door de OR en gedrukt en verstuurd door een externe leverancier.
12. Budget
12.1 Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks een budget vast en legt dit voor aan de WOR-bestuurder ter goedkeuring.
13. iPad
13.1 De organisatie stelt voor ieder OR-lid een iPad ter beschikking voor het uitoefenen van haar werkzaamheden, oftewel uitsluitend voor zakelijk gebruik.
13.2 Na beëindiging van de periode als OR-lid dient de medewerker de iPad bij het Dagelijks Bestuur in te leveren.
Aldus vastgesteld in de overlegvergadering van de ondernemingsraad Brandweer Zuid-Limburg d.d. XX
De WOR-bestuurder, De voorzitter OR,
G. van Klaveren H. Pappers